プライバシーポリシー

本ポリシーは、当社が運営するアルス・トランスレーションズのウェブサイト、および当社が提供する翻訳サービスを通じて取得する個人情報の取り扱いについて定めます。

当社は、以下の個人情報を取得することがあります。

• お問い合わせ時にいただく情報:お名前、メールアドレス、電話番号、ご所属、お問い合わせ内容
• ご発注時にいただく情報:お名前(またはご担当者名)、メールアドレス、電話番号、ご請求先情報、ご発注内容、原稿および関連資料
• ウェブサイトの利用に関する情報:Cookie、アクセスログ、IPアドレス、ブラウザ情報

翻訳をご依頼いただく原稿および関連資料には、お客様ご自身の個人情報のほか、お客様の関係者または第三者の個人情報が含まれる場合があります。要配慮個人情報(健康・思想信条等に関する情報)が含まれる可能性もあり、当社はこれらの情報を翻訳業務の遂行に必要な範囲でのみ取り扱います。

お客様は、第三者の個人情報または要配慮個人情報を含む原稿・関連資料を当社に提供される場合、当該情報の提供について必要な権限または同意を得たうえで提供されるものとします。

当社は、お問い合わせフォーム、メール、お電話、その他の通信手段を通じて、お客様ご本人から個人情報を取得します。あわせて、お客様から提供される原稿および関連資料に含まれる第三者の個人情報を、翻訳業務に必要な範囲で取得することがあります。

取得した個人情報は、以下の目的で利用します。

• 翻訳業務の遂行(お見積もり、ご発注確認、進行管理、納品、納品後の確認・修正対応)
• 本人確認、ご発注内容および契約条件の確認、契約に関する連絡
• 納品物の品質確認、用語統一、誤訳防止、再発防止のための検証
• お問い合わせへのご回答および連絡記録の保存
• ご請求・お支払いに関する事務処理
• ウェブサイトおよびサービス改善のため、個人を直接識別できない形で行う統計情報の作成
• 法令に基づく対応

原稿、訳文、案件情報を、事例紹介、広告宣伝、教材化その他上記目的を超える目的で利用する場合は、あらかじめお客様の同意を得ます。

当社は、お客様からご同意をいただいた場合、または以下のいずれかに該当する場合を除き、個人情報を第三者に提供しません。

• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要であり、ご本人の同意を得ることが困難である場合
• 国の機関もしくは地方公共団体、またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
• その他、個人情報保護法その他の法令により認められる場合

当社は、翻訳業務の遂行に必要な範囲で、原稿および関連情報を以下の業務委託先または業務従事者と共有することがあります。翻訳業務に必要な範囲での共有は、第5章の第三者提供には該当しません。

• 翻訳を担当する翻訳者、校正者、進行管理を担当する者
• 翻訳の最終確認を担当する統括チーム
• 決済、送金、請求、会計処理等に関わる金融機関、決済事業者、会計サービス
• 原稿のやり取りおよび業務遂行に用いるクラウドストレージ、メール配信、フォーム管理等のサービス

業務委託にあたっては、委託先の選定、契約による守秘義務の取り決め、アクセス権限の管理、再委託の管理、業務終了後の削除または返却等を通じて、必要かつ適切な監督を行います。

当社は、個人情報の漏えい、滅失または毀損を防止するため、以下の安全管理措置を講じます。

• 個人情報および原稿の取扱責任者および取扱範囲の明確化
• 個人情報および原稿へのアクセス権限の制限
• 業務に従事する者への守秘義務の徹底および必要な教育
• ウェブサイト上の通信について、暗号化された通信経路の確保
• クラウドサービス、メール、ストレージ等の利用における認証および権限管理
• 業務上不要となった個人情報および原稿の適切な削除または廃棄
• 委託先に対する必要かつ適切な監督

当社は、業務の遂行にあたり、外国にある事業者が提供するクラウドサービス、メールサービス、フォーム管理サービスその他のオンラインサービスを利用することがあります。これらのサービスを通じて個人情報を取り扱う場合、当社は、個人情報保護法その他関連法令に従い、提供先の安全管理措置を確認するなど、必要な措置を講じます。

また、翻訳業務の遂行に必要な範囲で、外国に所在する翻訳者、校正者その他の業務委託先に原稿または関連情報を提供する場合があります。この場合、当社は、必要に応じて、提供先の所在国、当該国における個人情報保護制度、提供先が講ずる個人情報保護措置等についてお客様に情報を提供したうえで、法令上必要な同意を取得します。

当社は、取得した個人情報を、利用目的の達成に必要な期間に限り保管します。問い合わせ・契約・会計・税務等の事務処理上、または法令上、一定期間の保管が求められる情報については、それぞれの法令および社内基準に従って必要な期間保管します。

翻訳業務でお預かりした原稿および訳文については、納品後の修正対応(1年間)に備えて保管し、その後は業務上または法令上必要な情報を除き、適切な方法により削除または廃棄します。

お客様から原稿の削除をご希望いただいた場合は、業務遂行上または法令上、保管が必要な情報を除き、ご要望に応じて対応します。バックアップ、会計書類、取引記録等、業務上または法令上の理由により直ちに削除できない情報については、それぞれの保管期間の経過後に削除します。

個人情報の漏えい、滅失、毀損その他の事故が発生し、またはそのおそれがあると判断した場合、当社は速やかに事実関係および原因の調査を行い、被害の拡大防止および再発防止のために必要な措置を講じます。

あわせて、個人情報保護法その他関連法令に基づき報告対象となる事態に該当する場合には、個人情報保護委員会への報告および本人への通知等、法令の定めに従って必要な対応を行います。

翻訳をご依頼いただく原稿には、お客様ご自身またはお客様の関係者の個人情報・機密情報が含まれることがあります。当社はこれらの情報を、翻訳業務の遂行、品質確認、納品後の確認・修正対応のために必要な範囲でのみ使用します。第9章に定める保管期間の経過後は、業務上または法令上必要な情報を除き、適切な方法により削除または廃棄します。

機密性の高い案件については、別途、秘密保持契約(NDA)の締結に応じます。お見積もりの段階での締結も可能ですので、ご相談ください。

翻訳作業に使用する外部サービスおよび作業環境については、お客様の原稿および関連資料の機密性を踏まえ、入力情報の取り扱い、学習利用の有無、アクセス管理その他の安全性を確認したうえで利用します。外部の生成AI、機械翻訳、翻訳支援ツール等を利用する場合は、入力した情報が学習目的に利用されない設定または契約条件を確認したうえで運用します。

お客様ご本人から、当社が保有する保有個人データについて、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去、第三者提供の停止等のご請求があった場合、合理的な期間内に法令に従って対応します。

請求の受付にあたっては、ご本人であることを確認するために、ご本人確認書類の提出をお願いする場合があります。代理人によるご請求の場合は、代理権を確認するための書類等もあわせてお願いします。請求の内容によっては、法令で定められた手数料をお願いすることがあります。

法令上、当社が応じる義務を負わない請求や、対応により他者の権利利益を害するおそれがある請求については、その全部または一部に応じられないことがあります。その場合は、理由とともにお知らせします。

請求への回答は、ご本人確認後、書面、電子メールその他お客様のご希望に応じた合理的な方法でお伝えします。

当社のウェブサイトでは、サービスの利用状況を把握し、ウェブサイトを改善する目的で、Cookieおよびアクセス解析ツール(Google LLC が提供する Google Analytics 4 を含みます)を使用することがあります。

Google Analytics 4 を利用する場合、外部に送信される情報・送信先・利用目的は以下のとおりです。

当社は、これらの情報を個人を直接識別する目的では利用しません。Google Analytics の利用にあたっては、Google LLC が定める プライバシーポリシー および 利用規約 に従います。

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当社は、必要に応じて本ポリシーを改定することがあります。重要な変更については、当社のウェブサイト上での掲示その他適切な方法によりお知らせします。改定後のポリシーは、ウェブサイトに掲載した時点から効力を有します。